Prowadząc działalność gospodarczą nie raz będziesz musiał przyjąć lub zwolnić pracowników. Przyjęcie kogoś do pracy rodzi po Twojej stronie wiele obowiązków.

Na straży interesów pracownika stoi wiele przepisów prawa, dużo więcej niż na straży Twoich interesów. Jest to skutkiem ukształtowanej przez lata doktryny mówiącej, że pracodawca ma nad pracownikiem przewagę – odpowiednie uregulowania prawne mają tą przewagę niwelować.

Zasadniczym aktem prawnym regulującym sprawy zatrudnienia jest ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r Kodeks Pracy. Zawarte w nim regulacje są nadrzędne w stosunku do postanowień umownych.

Jeśli Wasza umowa z pracownikiem naruszy postanowienia Kodeksu Pracy – w tych częściach będzie nieważna. W Kodeksie omówione są wszystkie podstawowe stosunki pracy, sposoby ich nawiązania i rozwiązywania.

Znalazły w nim swoje miejsce kwestie związane z czasem pracy, wynagrodzeniem za pracę w godzinach normatywnych i nadliczbowych, urlopami płatnymi i bezpłatnymi. W osobnym rozdziale Kodeks zajmuje się zagadnieniami ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp). Zanim zatrudnisz pracownika, powinieneś koniecznie przeczytać tą ustawę.

Oprócz obowiązków wynikających z prawa pracy pracodawca obciążony jest obowiązkami wynikającymi z innych ustaw. Są to przede wszystkim ustawy podatkowe, nakładające na pracodawcę obowiązek ewidencjonowania i rozliczania wynagrodzeń, naliczania i odprowadzania podatków, sporządzania i dostarczania odpowiednich informacji i deklaracji dla pracowników i właściwych urzędów.

Przepisy o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym nakładają z kolei na pracodawcę obowiązek naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, sporządzania i przechowywania odpowiedniej dokumentacji płacowo-składkowej, sporządzana i dostarczania do zakładów ubezpieczeń społecznych dokumentacji pozwalającej na ustalenie świadczeń emerytalnych i rentowych pracownika.

Zatrudniając pracownika bierzesz na siebie odpowiedzialność za jego bezpieczeństwo w czasie pracy. Musisz zapewnić mu właściwe warunki pracy, pilnować aby pracownik nie naruszał postanowień wewnętrznych regulaminów bhp. Powinieneś również organizować okresowe szkolenia i sprawdziany z wiedzy bhp. Musisz dopilnować, aby pracownik odbywał okresowe badania lekarskie. Twoim obowiązkiem jest zapewnić mu taką możliwość.

Do Twoich zadań należy również zorganizowanie funduszu socjalnego (co oznacza skonstruowanie regulaminu korzystania z jego środków). Zasilanie funduszu socjalnego odbywa się z Twoich pieniędzy. Jednak zatrudniając mniej niż 20 pracowników, nie masz obowiązku tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wszystkie te obowiązki początkowo budzą przerażenie, a w dłuższej perspektywie ograniczają skłonność do zatrudniania (czego wynikiem jest bezrobocie na niezmiennie wysokim poziomie). Możesz jednak w znacznej mierze ograniczyć swoje kłopoty pamiętając, aby:

a. zawierając umowę z nowym pracownikiem zawierać ją na okres próby,

b. po okresie próbnym zawrzeć umowę na czas określony, a dopiero potem na czas nieokreślony,

c. przed utworzeniem nowego stanowiska zastanowić się, czy nie można zadania zlecić osobie wykonującej wolny zawód albo prowadzącej działalność,

d. zatrudniać na umowę o dzieło i umowę zlecenie,

e. w umowie o pracę szczegółowo wyliczyć ważne obowiązki pracownika, których niewykonanie może spowodować zwolnienie bez zachowania okresu wypowiedzenia (pamiętając o ograniczeniach wypływających z Kodeksu Pracy),

f. nie podejmować pochopnie decyzji o utworzeniu nowych stanowisk pracy,