Na pracodawcy jako płatniku ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych. Również osoba samodzielnie prowadząca działalność lub wykonująca wolny zawód zobowiązana jest do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych.

Płatnik dokonuje zgłoszenia na odpowiednim formularzu w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. W razie zaistnienia zmian w stosunku danych uwidocznionych na formularzu zgłoszenia, należy złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian złożenie zmiany danych osoby ubezpieczonej (również na formularzu zgłoszeniowym ZUS ZUA).